Hiện nay, các doanh nghiệp thường mở rộng mối quan hệ kinh doanh tới các đối tác nước ngoài. Vì vậy, việc luyện tập viết email tiếng Anh rất quan trọng đối với các nhân viên văn phòng. Vậy bạn đã biết cách viết sao cho đúng cách chưa? Hãy cùng tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây cùng trung tâm tiếng Anh EduPass nhé.
1.Tổng quan về nội dung email tiếng Anh
Đối với một nhân viên văn phòng, việc viết Email một cách chuyên nghiệp luôn luôn đem lại thiện cảm cho người nhận. Đặc biệt, tại Việt Nam, việc viết email tiếng Anh tốt sẽ giúp bạn ghi điểm rất tốt với nhà tuyển dụng mỗi khi bạn xin việc. Ngoài ra, nếu công ty bạn cần liên hệ với một đối tác nước ngoài thì không còn gì tốt hơn là một bức thư điện tử tiếng Anh rồi. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tạo thiện cảm hơn nhiều với đối tác và bạn cũng sẽ gây được ấn tượng lớn với cấp trên đấy.
Cùng tìm hiểu qua về các thành phần trong email nhé:
Phần mở đầu (Greeting)
Ở phần này, tùy từng mối quan hệ, bạn có thể sử dụng từ các từ sau để bắt đầu cuộc trò chuyện:
- Với mối quan hệ đối tác, yêu cầu sự lịch sự, trang trọng, bạn hãy sử dụng cấu trúc: DEAR + DANH XƯNG + HỌ CỦA ĐỐI TÁC.
Ví dụ: Dear Mr/Ms/Mrs…. (Tên người nhận)
Dear Sir/Madam… (nếu bạn không chắc chắn về tình trạng của đối tượng)
- Đối với mối quan hệ đã thân quen, bạn bè, bạn có thể lược bỏ phần danh xưng và gọi thẳng tên đối tượng và có thể sử dụng các từ như Hi, Hello thay cho Dear.
- Ví dụ: Hi Simon, Dear Simon
Hỏi thăm (Opening Comment)
Ở phần hỏi thăm, bạn có thể sử dụng các câu hỏi thăm sức khỏe hoặc lời giới thiệu về bản thân, lời chúc một ngày tốt lành nếu là email tới một đối tác. Ví dụ như:
- Allow me to introduce myself.
- Hope this email finds you well.
- I hope you enjoyed your weekend.
- I hope you’re having a great week.
- How are you?
Ngoài ra, nếu email bạn viết thuộc dạng trả lời email đã được hồi đáp, bạn có thể sử dụng một số câu cảm ơn vì đã trả lời email.
- Thank you for your prompt reply
- Thank for getting back to me
Giới thiệu lý do (Introduction)
Trong phần này, bạn sẽ giới thiệu lý do viết email tới người nhận. Phần này sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp nhất định. Bạn có thể sử dụng cấu trúc:
I am writing to… (Lý do viết email)
Hãy nhớ rằng trong email, chúng ta nên hạn chế tối đa sử dụng I’m hay you’re nhé. Với những email tới đối tác về các điều khoản, bạn có thể viết là:
- I am writing to clarify some points of the contract.
Nội dung chính (main point)
Thông thường, nội dung chính của một email nên hạn chế viết dài dòng, ngắn gọn, súc tích nhất có thể. Với rất nhiều nội dung với từng kiểu email, chúng tôi có thể liệt kê ra những loại chính như sau:
- Email mang nội dung từ chối: Loại này thường mang những ý nghĩa từ chối khéo, thông báo một việc đáng tiếc.
- Sorry, we regret to inform to you… (xin lỗi, chúng tôi rất tiếc khi phải thông báo)
- It is gread sadness that… (chúng tôi vô cùng tiếc thương vì..)
- After careful consideration we have decided… (Sau khi họp bàn kỹ lưỡng, chúng tôi phải quyết định rằng…)
- Email mang nội dung tiếp nối một vấn đề: Đây là email muốn đề cập về một vấn đề đã từng trao đổi trước đó.
- As you know what we talked…. (như những gì bạn biết chúng ta đã từng bàn…)
- As I told you… (như tôi đã báo với bạn)
- Nội dung hỏi: Đây là dạng email dung để hỏi về một số vấn đề bạn chưa rõ.
- I would be grateful if … (Tôi sẽ rất cảm kích nếu…)
- I wonder if you could … (Tôi nghĩ bạn có thể… )
- Could you please …? Could you tell me something about …? (bạn có thể chỉ tôi một chút về…)
- I would like to ask your help … (Tôi mong được bạn giúp đỡ về…)
Câu kết (Concluding Sentence)
Đây là câu kết thúc cho một email, tổng hợp từ nhiều mẫu email tiếng Anh. Hãy cùng tham khảo một số câu dưới đây nhé:
- Nội dung chính mong muốn vào một kết quả trong tương lai:
- I look forward to seeing you soon. (Rất mong được gặp bạn)
- I’m looking forward to your reply. (rất mong nhận được sự phản hồi từ bạn)
- We look forward to a successful working relationship in the future. (chúng tôi rất kỳ vọng vào một mối quan hệ hợp tác thành công trong tương lai)
- Nội dung chính mong muốn giúp đỡ đối phương:
- If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me. (Nếu tôi có thể giúp, hãy đừng do dự mà liên hệ cho tôi)
- If you require any further information, feel free to contact me. (nếu bạn cần bất kỳ thông tin nào, hãy liên hệ ngay cho tôi)
- If you require any further information, let me know. (nếu bạn cần bất kỳ thông tin nào, hãy cho tôi biết)
- Please feel free to contact me if you need any further information. (Hãy liên hệ cho tôi bất cứ khi nào bạn cần thêm thông tin)
2.Những sai lầm đáng tiếc khi viết email tiếng Anh
Như bạn đã thấy, không khó để chúng ta có thể viết được một bức thư điện tử bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải có một số lưu ý trong khi viết để tránh gây ra hiểu nhầm hay bất tiện với người nhận được.
Viết dài dòng
Đây là một lỗi rất lớn khi bạn trình bày vấn đề quá lan man và dài dòng. Điều này sẽ khiến người đọc chú ý đọc lướt, dễ bỏ qua những nội dung chính trong thư. Khi viết email, bạn hãy chia các câu văn để không bị quá dài, sử dụng các dấu câu như châm, phẩy, chấm hỏi và chấm than để phân định những câu thông thường và các nội dung chính.
Quá nhiều chủ đề
Việc nhồi nhét quá nhiều thông tin vào đoạn văn có thể gây rối loạn thông tin bạn cần truyền tải. Hãy tách những thông tin không liên quan đến nhau thành nhiều email khác để dễ dàng quản lý và theo dõi hơn.
Hành văn quá nhiều từ lặp
Việc lặp quá nhiều từ trong một đoạn văn có thể gây lủng củng, vừa dài và vừa gây khó chịu cho người đọc. Tốt nhất là bạn nên đọc lại mail sau khi soạn thảo để biết được đoạn nào cần cải thiện.
Dùng câu với nghĩa nửa vời
Đây là một lỗi khá phổ biến khi người soạn thảo mail đã hiểu được tường tận nội dung cần truyền tải. Tuy nhiên, người nhận không phải lúc nào cũng có đầy đủ kiến thức về các sản phẩm, sự vật, sự việc bạn đang nói nên sẽ rất khó để hiểu hết đấy.
Nhầm lẫn giữa số ít và số nhiều
Tìm hiểu thêm tại: Khóa học IELTS Kids
Khi viết email tiếng Anh, rất nhiều người đã mắc phải lỗi này. Hơn nữa, có một số người vẫn lầm tưởng rằng các danh từ không đếm được cũng có thể thêm s để chỉ số lượng.
Mạo từ rất cần thiết
Trong tiếng Anh, bạn phải đặc biệt để ý tới các mạo từ như “a, an, the”. Đây là những từ mà tiếng Việt không quan trọng. Hãy thật chú ý nhé.
Sử dụng nhầm thì
Trong tiếng Anh, thì rất quan trọng, điều này giúp người đọc hình dung rõ được bối cảnh bạn đang muốn nói tới.
“Word” by “word”
Việc dịch word by word đang được rất nhiều người sử dụng. Tuy nhiên, đây là một điều nên hạn chế tối đa trong khi viết bất kì văn bản tiếng Anh nào.
Trên đây là những điều cần biết khi viết email tiếng Anh. Đây cũng là một trong những chủ đề được hướng dẫn trong các lớp tiếng Anh giao tiếp cũng như khóa học IELTS tại EduPass. Hãy cùng đăng ký ngay để biết thêm nhiều chủ đề hấp dẫn nữa nhé.
Chat Now
Call me